9 Juillet 2010
Les ACVM proposent des formalités de « notification et d'accès » pour communiquer avec les actionnaires
Mihkel E. Voore et Ramandeep Grewal
Comme nous l'indiquions dans notre article du 9 avril dernier, les Autorités canadiennes en valeurs mobilières (les « ACVM ») ont publié récemment des projets de modifications très attendus au Règlement 54-101 sur la communication avec les propriétaires véritables des titres d'un émetteur assujetti, qui permettront aux émetteurs de choisir d'afficher certains documents reliés aux procurations sur un site Web autre que SEDAR aux termes des procédures de notification et d'accès. Les projets de modifications visent non seulement à faciliter la communication avec les actionnaires, mais aussi à augmenter l'efficacité générale et l'égalité de traitement entre les intervenants clés qui prennent part au processus de communication avec les porteurs de titres.
Notification et accès
Plus précisément, les projets de modifications permettront à un émetteur assujetti de distribuer des documents reliés aux procurations aux actionnaires de l'une des trois façons suivantes: a) l'envoi de copies papier par courrier affranchi, service de messagerie ou l'équivalent; b) la remise d'un avis de « notification et d'accès » relatif aux assemblées, sauf les assemblées extraordinaires; c) d'autres méthodes de transmission auxquelles les propriétaires véritables consentent. Pour se prévaloir de ces procédures de notification et d'accès, qui ne sont pas destinées à s'appliquer aux assemblées extraordinaires, l'émetteur sera tenu d'envoyer un avis informant les propriétaires véritables que les documents reliés aux procurations ont été affichés et expliquant la façon d'y accéder. Si l'émetteur demande des instructions de vote, l'avis devra être envoyé avec un formulaire d'instructions de vote par courrier affranchi, service de messagerie ou une méthode équivalente ou par tout autre moyen auquel le propriétaire véritable a préalablement consenti, comme l'exige le Règlement 54-101, au moins 30 jours avant la date fixée pour l'assemblée. L'émetteur sera également tenu de publier au même moment un communiqué contenant les mêmes renseignements que ceux qui figurent dans l'avis et, si les procédures de notification et d'accès ne sont utilisées que pour certains propriétaires véritables, les motifs de cette décision. L'accès électronique public à la circulaire de sollicitation de procurations et aux autres documents reliés aux procurations devra être fourni le jour où l'émetteur assujetti envoie l'avis aux propriétaires véritables, au moyen du dépôt des documents reliés aux procurations sur SEDAR et de leur affichage sur un site Web autre que SEDAR. Une fois affichés, les documents ne pourront être retirés avant l'assemblée annuelle suivante de l'émetteur. L'émetteur devra également mettre un numéro de téléphone sans frais à la disposition des actionnaires pour qu'ils puissent demander un exemplaire imprimé de la circulaire de sollicitation de procurations et, s'il reçoit une telle demande, il devra y donner suite dans les trois jours ouvrables. Il lui incombera de répondre à ces demandes et il ne pourra demander à l'intermédiaire de s'en occuper. Bien que la possibilité de se prévaloir des procédures de notification et d'accès puisse sembler plus efficace pour expédier des documents relatifs aux assemblées et puisse être utilisée de façon sélective pour communiquer avec certains des propriétaires véritables, ces procédures ne sont pas destinées à s'appliquer aux assemblées extraordinaires. Les formalités proposées pourront également influer sur le moment choisi pour tenir une assemblée puisqu'il faudra désormais respecter l'obligation d'envoyer l'avis au moins 30 jours avant la date de l'assemblée.
Les projets de modifications comprennent également certaines dispositions protectrices, notamment l'interdiction pour les émetteurs à qui des exemplaires imprimés de la circulaire sont demandés d'obtenir d'autres renseignements que le nom et l'adresse auxquels ces exemplaires doivent être expédiés et de divulguer ou d'utiliser le nom et l'adresse à d'autres fins que l'envoi du document demandé. Il sera également interdit à l'émetteur d'utiliser des moyens d'afficher les documents reliés aux procurations qui lui permettraient d'identifier les personnes ou les sociétés qui ont accédé à l'adresse du site Web où se trouvent ces documents. Les projets de modifications indiquent clairement qu'un propriétaire véritable pourra consentir à l'utilisation d'autres méthodes de transmission pour recevoir des documents reliés aux procurations. On rappelle cependant aux émetteurs que, dans ce cas, le Règlement 11-201 relatif à la transmission de documents par voie électronique s'appliquera aux consentements obtenus des propriétaires véritables.
La Securities and Exchange Commission des États-Unis (la « SEC ») a adopté ses propres procédures de notification et d'accès qui ont pris effet en janvier 2009 et sont similaires aux procédures des ACVM. Celles-ci comportent certaines différences marquées, notamment les suivantes : (i) les procédures de notification et d'accès seront facultatives pour les émetteurs assujettis aux termes de la proposition des ACVM ; (ii) le formulaire d'instructions de vote pertinent (Annexe 54-101A6 ou FAnnexe 54-101A7) devra être envoyé avec l'avis initial; (iii) il incombera à l'émetteur assujetti, et non à l'intermédiaire, de répondre aux demandes d'exemplaires imprimés de circulaires de sollicitation de procurations. Le projet des ACVM conserve également certaines différences fondamentales entre les procédures de communication avec les propriétaires véritables, notamment la possibilité pour les émetteurs assujettis d'envoyer les documents reliés aux procurations directement aux propriétaires véritables non opposés, de solliciter directement des instructions de vote auprès d'eux et de ne pas payer d'intermédiaire pour transmettre les documents reliés aux procurations aux propriétaires véritables opposés et solliciter des instructions de vote auprès d'eux. Compte tenu de ces différences, les émetteurs inscrits auprès de la SEC auraient la permission d'utiliser les procédures de notification et d'accès américains pour s'acquitter de leurs obligations envers les propriétaires véritables prévues par le Règlement 54-101.
Désignation des fondés de pouvoir par les propriétaires véritables
En plus de donner la possibilité d'utiliser le système de notification et d'accès pour distribuer des documents, les projets de modifications visent également à simplifier les formalités de désignation des détenteurs de procuration pour le compte des propriétaires véritables. Les intermédiaires et les émetteurs assujettis seront toujours tenus de désigner le propriétaire véritable qui en fait la demande comme détenteur de procuration, mais ils disposeront d'une plus grande marge de manoeuvre quant aux dispositions à prendre pour effectuer une telle désignation. Par exemple, il sera expressément autorisé, comme c'est le cas actuellement, de désigner un mandataire, ce qui permettra au propriétaire véritable d'inscrire son nom ou celui de son mandataire sur le formulaire d'instructions de vote, lequel sera alors consigné dans une procuration cumulative qui sera fournie au scrutateur de l'assemblée.
Nouvelles obligations de communication dans les circulaires de sollicitation de procurations
Les projets de modifications exigent également que, dans certaines circonstances, des renseignements supplémentaires soient communiqués dans les circulaires de sollicitation de procurations. Par exemple, si l'émetteur choisit de ne pas payer des intermédiaires pour envoyer les documents reliés aux procurations et le formulaire d'instructions de vote devant être utilisé par les intermédiaires des propriétaires véritables opposés, les projets de modifications exigent que cette information soit fournie par la direction de l'émetteur assujetti dans la circulaire de sollicitation de procurations et que le propriétaire véritable opposé communique avec son intermédiaire pour prendre les dispositions nécessaires à l'exercice des droits de vote rattachés à ses titres. Cela laisse la porte ouverte à la possibilité que les actionnaires ne soient pas tous traités de la même façon et, si l'émetteur n'effectue pas de paiement, que les porteurs véritables opposés ne reçoivent pas les documents reliés aux procurations. Les projets de modifications exigent également que la direction d'un émetteur assujetti explique pourquoi, s'il y a lieu, l'émetteur assujetti a recours de façon sélective aux procédures de notification et d'accès à l'égard de certains mais non de tous les propriétaires véritables.
Outre les changements indiqués ci-dessus, les projets de modifications comportent de nouvelles interdictions d'utilisation de renseignements concernant les propriétaires véritables non opposés par des tiers et certaines modifications techniques qui, si elles devaient être approuvées, entraîneront des modifications consécutives au Règlement 51-102 sur les obligations d'information continue, à l'Anexe 51-102A5 Circulaire de sollicitation de procurations et au Règlement 11-201 relatif à la transmission de documents par voie électronique. Selon les ACVM, les projets de modifications visent à améliorer les procédures de communication avec les propriétaires véritables sans perdre de vue les principes d'égalité de traitement entre les porteurs de titres inscrits et véritables, d'efficacité, d'égalité et de clarté des obligations de toutes les parties au processus de communication avec les porteurs de titres. Les propositions ont été publiées pour une période de consultation de 144 jours qui prendra fin le 31 août 2010.
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