Ce que les employeurs doivent savoir sur les examens de conformité

16 septembre 2016

En collaboration avec Immigration, Réfugiés et Citoyenneté Canada (« IRCC »), Emploi et Développement social Canada (« EDSC ») continue de vérifier étroitement la conformité des employeurs qui embauchent des travailleurs étrangers dans des postes qui nécessitent une étude d’impact sur le marché du travail (une « EIMT »). Tout employeur qui participe au Programme des travailleurs étrangers temporaires s’expose à subir un examen de conformité, une inspection ou un examen en vertu des instructions ministérielles. Ce blogue traite principalement du mécanisme et des conséquences éventuelles de l’examen de conformité.

Les examens de conformité sont réalisés dans le cadre de la demande d’EIMT et visent à vérifier la conformité antérieure de l’employeur. L’examen peut remonter six ans en arrière, de sorte que les dossiers de tous les travailleurs étrangers doivent être conservés durant cette période. Les employeurs sont d’abord avisés de l’examen par téléphone. Ils reçoivent par la suite une lettre confirmant la documentation qu’il leur faut produire et leur indiquant la date limite de présentation des renseignements demandés. Les employeurs sont tenus d’apporter toute l’aide raisonnable demandée par l’examinateur.

L’examen de conformité porte principalement sur les salaires, la profession et les conditions de travail. Les travailleurs étrangers doivent « recevoir des salaires et se voir offrir des conditions de travail qui sont essentiellement les mêmes, mais non moins avantageux, » que ceux spécifiés dans l’EIMT. Il est essentiel que les employeurs paient des salaires essentiellement les mêmes (un écart de 2 % est acceptable), mais non moins avantageux que ceux fixés dans l’annexe de l’EIMT. Si l’employeur prévoit offrir aux employés des primes au mérite ou au rendement, des augmentations de salaire régulières ou d’autres avantages substantiels, notamment une indemnité de relogement, une allocation de voiture ou autres, il faut l’indiquer dans l’offre d’emploi justifiant l’EIMT, les formulaires de demande et l’annexe de l’EIMT. Les conditions de travail que les employeurs doivent respecter comprennent aussi la rémunération autre que les salaires, de même que les avantages sociaux et les droits comme les jours fériés, les congés de maladie, les congés annuels, les heures de travail (y compris les heures supplémentaires, s’il y a lieu) et les autres avantages non imposables.

L’employeur qui fait l’objet d’un examen de conformité est tenu de présenter les documents suivants sur demande de l’examinateur : les fiches de paie, les relevés bancaires, les feuilles de présence, une copie de la demande d’EIMT présentée et les annonces, les descriptions de poste, les conventions collectives (s’il y a lieu), l’information financière ou commerciale de l’employeur, les exemplaires des permis de travail applicables, l’inscription à l’indemnisation des accidents du travail, la preuve des avantages sociaux et les autres documents connexes.

L’examen de conformité gèle le traitement des demandes d’EIMT en cours jusqu’à ce qu’il soit terminé (ce qui peut être assez long). Durant l’examen, les employeurs ont la possibilité d’expliquer ou de justifier toute constatation préliminaire de non-conformité et de prendre des mesures correctives, si possible. L’employeur déclaré non conforme s’expose à ce qui suit :

  • l’exclusion du Programme des travailleurs étrangers temporaires et du Programme de mobilité internationale (si les postes sont dispensés d’une EIMT) pendant deux ans;
  • le refus de toute demande d’EIMT en traitement;
  • la révocation des EIMT déjà délivrées.

À la différence des examens de conformité, les inspections ne font pas suite à une demande d’EIMT, mais elles sont entreprises par EDSC au hasard ou parce qu’il existe des raisons de douter de la conformité de l’employeur. Les sanctions imposées lorsqu’une inspection révèle une non‑conformité sont plus sévères. Depuis le 1er décembre 2015, EDSC a le pouvoir d’imposer une sanction administrative pécuniaire fondée sur la gravité de la non-conformité, qui va de 500 $ à 100 000 $ pour chaque infraction, à concurrence d’un million de dollars par an et par employeur. L’employeur déclaré non conforme pourrait être en mesure de réduire une sanction s’il peut prouver que l’erreur a été commise de bonne foi, qu’il a fait des efforts raisonnables pour être conforme, qu’il s’est honnêtement trompé dans l’interprétation de la loi, que la loi ou une convention collective a été modifiée, ou bien s’il a volontairement déclaré son manque de conformité.

L’employeur déclaré non conforme à la suite d’une inspection est passible des mêmes sanctions qu’à la suite d’un examen de conformité. Il risque par ailleurs d’être exclu plus longtemps ou de façon permanente du Programme des travailleurs étrangers temporaires et du Programme de mobilité internationale et de voir publier sur le site Web du gouvernement son nom, son adresse, les détails de son infraction et les conséquences qui en découlent.

En outre, les employeurs qui embauchent des travailleurs étrangers en vertu du Programme de mobilité internationale sont eux aussi susceptibles de subir une inspection si leur offre d’emploi à un travailleur étranger exempté d’EIMT a été présentée sur le portail des employeurs (auparavant l’IMM 5802).

Nous recommandons aux employeurs qui souhaitent être conformes de prêter particulièrement attention à l’annexe de l’EIMT et aux renseignements indiqués dans l’offre d’emploi présentée en vertu du Programme de mobilité internationale. Ils doivent veiller à ce que les salaires et les conditions de travail correspondent constamment à l’information donnée dans ces documents. En cas de divergence, ils doivent prendre des mesures correctives sans délai et obtenir des conseils juridiques.

MISE EN GARDE : Cette publication a pour but de donner des renseignements généraux sur des questions et des nouveautés d’ordre juridique à la date indiquée. Les renseignements en cause ne sont pas des avis juridiques et ne doivent pas être traités ni invoqués comme tels. Veuillez lire notre mise en garde dans son intégralité au www.stikeman.com/avis-juridique.

Restez au fait grâce à Notre savoir