Le gouvernement du Canada renforce le cadre fédéral relatif à la prévention du harcèlement et de la violence dans le lieu de travail

22 juillet 2020

À compter du 1er janvier 2021, les employeurs sous réglementation fédérale devront se conformer au Règlement sur la prévention du harcèlement et de la violence dans le lieu de travail (le « règlement »). Ce nouveau règlement est vaste et obligera les employeurs à passer en revue et à modifier leurs politiques actuelles contre le harcèlement et la violence dans le lieu de travail.

Nouvelles obligations de l’employeur et exigences applicables aux politiques

Le règlement oblige l’employeur à collaborer avec un comité d’orientation, un comité local ou un représentant en matière de santé et de sécurité au travail et à solliciter des commentaires auprès de lui (chacun étant un « partenaire concerné ») et ce, afin de prendre des mesures proactives de prévention du harcèlement et de la violence dans le lieu de travail. Plus particulièrement, l’employeur et le partenaire concerné doivent conjointement :

  • mener des évaluations du lieu de travail afin de recenser les risques liés au harcèlement ou à la violence, et mettre en œuvre des mesures préventives censées diminuer ces risques;
  • élaborer et mettre en œuvre une politique de prévention du harcèlement et de la violence dans le lieu de travail qui décrit la manière dont l’employeur compte traiter le harcèlement et la violence dans le lieu de travail (tous les critères obligatoires de la politique sont mentionnés à l’article 10 du règlement);
  • élaborer les mesures d’urgence à mettre en œuvre lorsqu’un incident de harcèlement ou de violence pose un danger immédiat pour la santé et la sécurité d’un employé;
  • élaborer ou sélectionner la formation sur le harcèlement et la violence dans le lieu de travail qui doit être donnée à tous les employés dans l’année de l’entrée en vigueur du Règlement (et dans les trois mois du début de l’emploi des employés dont l’emploi commence après l’entrée en vigueur du règlement).

En outre, le règlement oblige l’employeur à :

  • fournir aux employés des renseignements sur les services de soutien relatifs à la santé mentale et psychologique;
  • désigner une personne ou une unité de travail qui est responsable de recevoir l’avis d’incident sur le harcèlement ou la violence dans le lieu de travail;
  • conserver certains dossiers en lien avec le harcèlement et la violence dans le lieu de travail (une liste des dossiers qui doivent être conservés figure à l’article 35 du Règlement);
  • remettre un rapport annuel au ministre qui fait état de la fréquence des incidents de harcèlement ou de violence dans le lieu de travail au plus tard le 1ermars de chaque année.

Nouveau processus de règlement des plaintes

Le règlement comprend également un nouveau cadre que les employeurs doivent suivre lorsqu’ils donnent suite à des plaintes de harcèlement et de violence dans le lieu de travail. Plus précisément, le cadre oblige l’employeur ou une personne désignée par l’employeur à :

  • communiquer avec le plaignant dans les sept jours de la réception de la plainte et l’aviser de ce qui suit : (i) la plainte a été reçue; (ii) la politique de prévention du harcèlement et de la violence dans le lieu de travail a été mise en œuvre; (iii) chacune des étapes du processus de règlement sera suivie; (iv) il peut être représenté dans le cadre du processus de règlement;
  • communiquer avec la personne désignée dans la plainte comme étant le présumé responsable de l’incident de harcèlement ou de violence dans le lieu de travail et l’aviser de ce qui suit : (i) elle a été nommée ou désignée comme étant la partie intimée dans la plainte; (ii) la politique de prévention du harcèlement et de la violence dans le lieu de travail a été mise en œuvre; (iii) chacune des étapes du processus de règlement qui sera suivie; (iv) la partie intimée peut être représentée dans le cadre du processus de règlement;
  • dans les 45 jours de la réception de l’avis de dépôt de la plainte, faire « tous les efforts raisonnables » pour régler la plainte, ce qui peut comprendre un règlement négocié ou la participation à une conciliation (si les parties à la plainte y consentent);
  • choisir un enquêteur compétent afin d’enquêter à propos de la plainte sur demande du plaignant. Afin d’être considéré comme un enquêteur compétent, le particulier doit avoir des qualifications et une formation précises et il doit connaître le Code canadien du travail, la Loi canadienne sur les droits de la personne et tout autre texte législatif lié au harcèlement et à la violence dans le lieu de travail (les qualifications de l’enquêteur sont mentionnées à l’article 28 du règlement);
  • après la production du rapport de l’enquêteur, l’employeur et le partenaire concerné doivent conjointement choisir les recommandations formulées dans le rapport à mettre en œuvre afin d’éliminer ou de réduire au minimum le risque qu’un incident similaire se produise;
  • conclure le processus de règlement dans l’année suivant la date à laquelle l’avis d’incident a été reçu.

Principales conclusions

Le règlement devrait prendre effet le 1er janvier 2021.  Compte tenu de la portée élargie des obligations qui leur incombent aux termes du règlement, les employeurs devraient commencer à examiner et à modifier les documents sur les politiques et la formation existants en collaboration avec le partenaire concerné, afin de s’assurer de leur conformité avec le règlement.

MISE EN GARDE : Cette publication a pour but de donner des renseignements généraux sur des questions et des nouveautés d’ordre juridique à la date indiquée. Les renseignements en cause ne sont pas des avis juridiques et ne doivent pas être traités ni invoqués comme tels. Veuillez lire notre mise en garde dans son intégralité au www.stikeman.com/avis-juridique.

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