Les meilleures pratiques en matière de vérification de références

27 août 2010

Les vérifications pré-emploi constituent une étape importante de tout processus de recrutement d'une entreprise.   Elles permettent, à titre préventif, de valider les informations du curriculum vitae d'un candidat, de vérifier ses antécédents judiciaires ou son dossier de crédit.  S'il peut être légitime pour un employeur de procéder à de telles vérifications, ce processus n'est toutefois pas sans limites ni sans risques.

Au Québec, les employeurs du secteur privé sont assujettis à la Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé (ci-après, la « Loi  ») qui fixe les règles propres à la protection des renseignements recueillis, utilisés et communiqués dans le cadre de l'exploitation d'une entreprise.  Est un « renseignement personnel » au sens de la Loi tout renseignement qui concerne une personne physique et permet de l'identifier.

La Loi permet aux employeurs de constituer un dossier sur un employé, mais seuls les renseignements qui s'avèrent nécessaires à l'objet du dossier de l'employé peuvent être recueillis.  De plus, la collecte, l'utilisation et la communication à des tiers des renseignements personnels contenus au dossier ne sont permises qu'avec le consentement de l'employé, lequel doit être manifeste, libre, éclairé et donné à des fins spécifiques. 

Dans le cadre d'un processus de recrutement, l'employeur potentiel se doit donc d'aviser le candidat de l'objet spécifique des vérifications pré-emploi, de l'utilisation qui sera faite des renseignements recueillis et d'obtenir son consentement avant de procéder à l'enquête.

De la même façon, l'employeur qui fournit des références au sujet d'un ex-employé doit faire preuve de prudence et s'assurer de respecter le caractère confidentiel des renseignements personnels qu'il détient. Tout d'abord, la communication des renseignements personnels n'est permise qu'avec le consentement exprès (écrit) de la personne concernée.  De plus, ce consentement n'autorise pas l'ancien employeur à divulguer toute information concernant le candidat, mais uniquement l'information directement liée à sa prestation de travail.  La divulgation de toute information qui relève de sa vie privée, tel que son orientation sexuelle, son âge, son origine ethnique ou son statut marital, demeure interdite.

Non seulement les employeurs doivent-ils s'assurer que les vérifications pré-emploi sont complétées en conformité avec la Loi, mais aussi doivent-ils être prudents quant aux décisions à prendre sur la base des résultats de ces vérifications.  En effet, récemment la Cour Supérieure1 a condamné une compagnie à verser une somme de près de 500 000 $ à un employé suite à son congédiement sans cause.  La compagnie avait procédé au congédiement sur la base d'une source anonyme qui lui avait fourni une information selon laquelle l'employé avait été impliqué dans une affaire de détournement de fonds chez son ancien employeur.  Cette décision n'est pas sans rappeler une autre décision de la Cour supérieure2 qui a condamné une compagnie aérienne et l'un de ces vice-présidents à verser plus de 171 000$ à un ancien employé en raison des références diffamatoires données à son sujet qui lui ont fait perdre un emploi auprès d'une compagnie aérienne concurrente.

Il est à noter qu'en plus des risques de poursuites civiles, des sanctions pénales prévues à la Loi (amendes de 1 000$ à 10 000$) contre l'entreprise peuvent directement découler de la communication illégale à un tiers de renseignements personnels.  Pareilles sanctions peuvent aussi être directement imposées au représentant de l'entreprise qui a prescrit, autorisé ou consenti à l'acte constituant l'infraction.

Leçons à retenir

Pour l'employeur qui recrute :

  • Obtenir le consentement exprès et écrit du candidat avant de procéder aux vérifications pré-emploi, au moyen par exemple du formulaire d'embauche ou d'un formulaire de consentement.
  • Veiller à ce que le formulaire précise l'objectif et la portée du consentement du candidat.
  • Indiquer sur le formulaire une liste  précise des renseignements recherchés que l'ex-employeur pourra compléter par écrit.  Si la collecte de renseignement se fait par téléphone, utiliser le formulaire pour y noter les réponses fournies.
  • Limiter les vérifications à ce qui est nécessaire compte tenu de la nature du poste convoité.
  • Présenter une offre d'emploi conditionnelle permettant de mettre fin à l'emploi pour un motif valable si les résultats de la vérification de références sont insatisfaisantes.

Pour l'employeur qui fournit des références :

  • Obtenir le consentement exprès et écrit de la personne concernée avant de fournir des renseignements au sujet d'un ex-employé.
  • Restreindre la communication des renseignements à ce qui est permis par le consentement.
  • Idéalement, fournir les renseignements demandés par écrit.  Autrement, conserver au dossier de la personne concernée des notes écrites relativement aux renseignements qui ont été communiqués verbalement.
  • Limiter la communication des renseignements à ce qui est factuel, objectif et lié au travail.
  • Adopter une politique de divulgation des renseignements afin d'uniformiser la communication de renseignements pour fins de références.

Il est important de souligner qu'en plus de la vérification des références, une enquête relative aux antécédents judiciaires et/ou au crédit d'un candidat pourrait être appropriée selon la nature du poste à combler.    La légalité de ce type de vérifications est toutefois soumise à d'autres règles qui ne font pas l'objet du présent bulletin.

Les vérifications pré-emploi comportent des risques et les droits de l'employeur en cette matière sont parfois incertains compte tenu du caractère évolutif de la législation relative à la protection de la vie privée.  Si vous avez des questions à ce sujet, n'hésitez pas à communiquer avec un membre de notre groupe du droit du travail et de l'emploi.


1. 2010 QCCS 1457.
2. D.T.E. 2005T-342 (appel rejeté, D.T.E. 2006T-120).

MISE EN GARDE : Cette publication a pour but de donner des renseignements généraux sur des questions et des nouveautés d’ordre juridique à la date indiquée. Les renseignements en cause ne sont pas des avis juridiques et ne doivent pas être traités ni invoqués comme tels. Veuillez lire notre mise en garde dans son intégralité au www.stikeman.com/avis-juridique.

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