Feu vert pour les modifications de la LSCA sur la diversité au sein du conseil, l’élection des administrateurs et les documents d’assemblée en ligne

11 mai 2018

Le 1er mai 2018, le projet de loi C-25, Loi modifiant la Loi canadienne sur les sociétés par actions, la Loi canadienne sur les coopératives, la Loi canadienne sur les organisations à but non lucratif et la Loi sur la concurrence a reçu la sanction royale. Toutefois, comme il est indiqué ci-après, les dispositions ne prennent pas toutes effet immédiatement. En ce qui concerne les sociétés ouvertes, le projet de loi C‑25 vise principalement à actualiser la LCSA pour qu’elle tienne compte de l’évolution récente des lois canadiennes sur les valeurs mobilières et des règles des bourses de valeurs sur trois principaux themes :

  • la présentation de plus de renseignements relatifs à la diversité;
  • le vote majoritaire dans les élections d’administrateurs sans opposition;
  • l’envoi par Internet des documents d’assemblée aux actionnaires (procédure de notification et d’accès).

Information plus détaillée sur la diversité

Lorsque les règlements auront été finalisés, le projet de loi C‑25 obligera certaines « sociétés ayant fait appel au public » régies par la LCSA à informer les actionnaires sur la politique de diversité applicable aux administrateurs et membres de la haute direction. Les règlements proposés expliquent cette obligation de manière plus détaillée :

  • La société doit fournir des renseignements sur la diversité conformément aux prescriptions des rubriques 10 à 15 de l’Annexe 58‑101A1 du Règlement 58‑101 sur l’information concernant les pratiques en matière de gouvernance, mais en substituant au terme « femmes » l’expression « membres de groupes désignés ». Elle doit notamment :
    • indiquer si elle a adopté ou non une politique écrite sur la recherche et la sélection de candidates, de personnes qui font partie des minorités visibles, d’autochtones et de personnes handicapées aux postes d’administrateurs;
    • si la société a adopté une telle politique, fournir un sommaire des objectifs et des principales dispositions de la politique, les mesures prises pour assurer sa mise en œuvre et l’évaluation des progrès accomplis vers l’atteinte de ses objectifs;
    • si la société n’a pas adopté une telle politique, en expliquer la raison;
    • déclarer si elle prend en compte la représentation des femmes, des personnes qui font partie des minorités visibles, des autochtones et des personnes handicapées dans la recherche et la sélection de candidats aux postes d’administrateurs et dans la nomination des membres de la haute direction et indiquer si elle fixe des cibles concernant cette représentation (sinon expliquer pourquoi elle ne le fait pas);
    • déclarer le nombre et la proportion de femmes, de personnes qui font partie de minorités visibles, d’autochtones et de personnes handicapées au conseil d’administration et à la haute direction.
  • L’expression « haute direction » est définie par référence à la définition de « membres de la haute direction » employée par le Règlement 51‑102 sur les obligations d’information continue, qui englobe le chef de la direction, le chef des finances, le président, le président du conseil et le vice-président du conseil, entre autres.
  • L’expression « groupes désignés » désigne les groupes désignés au sens de la Loi sur l’équité en matière d’emploi, qui comprennent les femmes, les autochtones, les personnes handicapées et les personnes qui font partie des minorités visibles.

Signalons en particulier que même si les lois canadiennes sur les valeurs mobilières obligent déjà les émetteurs non émergents à informer le public sur la représentation des femmes au conseil et dans la haute direction, les règlements proposés élargissent la notion de diversité de manière à inclure un indice de diversité et ne prévoient aucune dispense pour les émetteurs émergents.

Vote majoritaire dans les élections d’administrateurs sans opposition

Entre autres changements, le projet de loi C‑25 imposera aux sociétés ouvertes régies par la LCSA la règle du vote majoritaire dans les élections sans opposition. Si un administrateur n’obtient pas la majorité des voix dans une élection sans opposition, il ne sera pas élu.

Cependant, dans les « circonstances prescrites », il sera permis au conseil d’utiliser son pouvoir de nomination prévu par le paragraphe 106(8) (nomination d’administrateurs supplémentaires) ou le paragraphe 111(1) (manière de combler les vacances) pour nommer à nouveau un administrateur en fonction même s’il n’a pas été élu à la majorité des voix exprimées à la dernière élection. Plus particulièrement, l’exercice de ce pouvoir sera permis par les règlements proposés dans deux circonstances : (i) lorsqu’il est nécessaire pour que soit respectée l’exigence prévue par la LCSA en ce qui concerne les résidents canadiens ou (ii) lorsqu’il est nécessaire pour que soit respectée l’exigence prévue par la LCSA voulant qu’au moins deux administrateurs d’une société ayant fait appel au public ne fassent partie ni des dirigeants ni des employés de celle-ci ou des personnes morales de son groupe. Signalons que selon le projet de loi C‑25, le conseil aura le pouvoir de nommer des administrateurs supplémentaires « sauf disposition contraire des statuts » plutôt qu’uniquement « si les statuts le prévoient », comme c’est le cas actuellement.

Envoi par Internet des documents d’assemblée (« procédure de notification et d’accès »)

Depuis mars 2013, les Autorités canadiennes en valeurs mobilières permettent aux émetteurs d’utiliser Internet pour fournir les documents d’assemblée aux actionnaires, grâce à la procédure de notification et d’accès. Les sociétés régies par la LCSA ne peuvent pas facilement recourir à cette procédure en raison des formalités imposées par la LCSA. Les modifications proposées harmoniseraient la réglementation applicable aux sociétés ayant fait appel au public avec les lois sur les valeurs mobilières provinciales. Bien que les règlements ne soient pas encore entrés en vigueur (voir ci‑dessous), les pouvoirs conférés aux administrateurs par la LCSA ont été élargis au moment de la sanction royale, de sorte que les sociétés régies par la LCSA peuvent maintenant demander à être entièrement exemptées des obligations de livraison imposées par la LCSA, ce qui leur permet fondamentalement d’utiliser la procédure de notification et d’accès dans l’intervalle.

Calendrier de mise en œuvre

De nombreuses dispositions du projet de loi C‑25 ne sont pas entrées en vigueur au moment de la sanction royale, y compris celles relatives au vote majoritaire et à l’obligation de présenter des renseignements relatifs à la diversité. Il faudra d’abord que les règlements relatifs au projet de loi C‑25 soient finalisés et entrent en vigueur, ce qui prendra normalement de 6 à 24 mois. Ainsi les sociétés régies par la LCSA ne seront probablement pas obligées de respecter les nouvelles exigences sur la présentation des renseignements relatifs à la diversité et le vote majoritaire avant la saison des assemblées générales de 2020 ou de 2021.

Voir nos publications antérieures sur les modifications proposées ici et ici.

MISE EN GARDE : Cette publication a pour but de donner des renseignements généraux sur des questions et des nouveautés d’ordre juridique à la date indiquée. Les renseignements en cause ne sont pas des avis juridiques et ne doivent pas être traités ni invoqués comme tels. Veuillez lire notre mise en garde dans son intégralité au www.stikeman.com/avis-juridique.