Les ACVM mènent une consultation sur l’infrastructure du vote par procuration

4 novembre 2013

Le 15 août 2013, les Autorités canadiennes en valeurs mobilières (les ACVM) ont lancé un processus de consultation publique visant à examiner les questions touchant l’intégrité et la fiabilité de l’infrastructure du vote par procuration au Canada. Parmi les motifs qu’elles invoquent au soutien d’une participation plus active des autorités de réglementation dans ce domaine, les ACVM citent leur préoccupation à l’égard du manque de confiance exprimé par certains émetteurs et investisseurs à l’égard de la fiabilité de l’infrastructure du vote par procuration, compte tenu notamment du rôle fondamental que joue le système dans la légitimité du vote des actionnaires et favoriser la confiance dans les marchés financiers.

Le document de consultation n’est pas normatif. Les ACVM donnent plutôt une description détaillée de l’infrastructure du vote par procuration (dont les nombreuses pratiques du marché qui ne sont pas prescrites par la législation en valeurs mobilières, comme les fonctions clés remplies par Broadridge Investor Communication Solutions Canada pour le compte de la vaste majorité des intermédiaires) et sollicitent des commentaires de la part des intervenants concernant leurs pratiques et leur expérience de certaines caractéristiques du système afin de les aider à décider s’il y a lieu de réglementer davantage le vote par procuration.

Comprendre l’infrastructure du vote par procuration

Le document de consultation décrit l’infrastructure du vote par procuration au Canada (ci-après, l’« infrastructure ») comme un réseau d’organisations (notamment le dépositaire, les courtiers et les autres intermédiaires), de systèmes, de règles juridiques et de pratiques du marché qui assurent la sollicitation, la collecte, l’envoi et la compilation des votes par procuration en vue d’une assemblée d’actionnaires. Comme il en a été fait mention dans un article antérieur, les ACVM identifient et décrivent au long plusieurs facteurs qui contribuent à la complexité de cette infrastructure, soit :

  • le système de détention de titres au moyen d’un intermédiaire (décrit ci-après);
  • le prêt de titres, par lequel la propriété d’actions, et par conséquent le pouvoir d’exercer les droits de vote qui s’y rattachent, sont transférés temporairement par une partie (le prêteur) à une autre (l’emprunteur) contre rémunération;
  • le recours aux services d’agents de vote (c.-à-d. des conseillers comme des entreprises de sollicitation de procurations et des conseillers en placement);
  • la distinction entre les propriétaires véritables opposés, qui s’opposent à la divulgation de leur identité et réduisent ainsi les occasions de communications directes avec les propriétaires, et les propriétaires véritables non opposés, qui ne s’opposent pas à cette divulgation.

Comme il est indiqué dans le document de consultation, le système de détention de titres au moyen d’un intermédiaire fait en sorte que des droits multiples – aussi appelés « titres intermédiés » – sont associés à une seule action. Tandis que La Caisse canadienne de dépôt de valeurs Limitée (la CDS) est le porteur inscrit de la plupart des actions dans le registre de l’émetteur assujetti, les autres intervenants du système obtiennent des droits sur ces actions de la façon suivante :

  • la CDS transfère son pouvoir de voter, à titre de porteur inscrit, à ses adhérents au moyen d’une procuration générale;
  • ces adhérents de la CDS, ou intermédiaires, transmettent les documents relatifs aux assemblées (dans certains cas, par l’entremise de paliers multiples d’intermédiaires) et les demandes d’instructions de vote à l’intermédiaire le plus près du propriétaire véritable au moyen de procurations générales pour intermédiaire (également désignées, en anglais, « mini omnibus proxies »);
  • à moins qu’un propriétaire véritable opposé ou un propriétaire véritable non opposé ne demande le pouvoir d’exercer les droits de vote en cause au moyen d’une demande de mandataire, auquel cas l’intermédiaire lui transférera le pouvoir de voter, ce porteur exercera les droits de vote au moyen d’instructions de vote données à l’intermédiaire auprès duquel il détient un compte. Si un émetteur transmet les documents relatifs à une assemblée directement aux propriétaires véritables non opposés, les intermédiaires transféreront le pouvoir de voter à la direction de l’émetteur au moyen d’une procuration générale des propriétaires véritables non opposés.

L’infrastructure a notamment pour fonction : (i) l’identification des parties qui ont des titres intermédiés; (ii) la transmission des documents appropriés à ces entités et la sollicitation des instructions de vote; (iii) la collecte des instructions de vote et leur exécution par la transmission des votes par procuration au compilateur. Les ACVM notent qu’au Canada, environ 97 % des intermédiaires ont retenu les services d’un seul fournisseur – Broadridge – pour remplir ces fonctions.

Objet de la consultation

Les ACVM ont identifié aux fins d’examen deux sujets clés qui, à leur avis, sont les plus susceptibles d’influer sur la capacité de l’infrastructure de fonctionner avec exactitude et fiabilité, à savoir :

  • Est-il possible de rapprocher les votes avec exactitude au sein de l’infrastructure?
  • Quel type de système de confirmation des votes de bout en bout devrait être ajouté à l’infrastructure?

Le document de consultation pose des questions précises aux intervenants à l’égard de chaque sujet.

Rapprochement des votes

L’infrastructure exige que les instructions de vote des propriétaires véritables et les votes par procuration des porteurs inscrits soient rapprochés avec les titres intermédiés du système de détention au moyen d’un intermédiaire. Les ACVM décrivent plusieurs risques clés que pose un rapprochement inapproprié, à savoir :

Procurations générales

Des votes par procuration valides envoyés au compilateur (habituellement, l’agent des transferts de l’émetteur) risquent d’être rejetés ou autrement rajustés à la baisse s’ils ne peuvent être rapprochés adéquatement avec une position inscrite ou une procuration générale appropriée (c.-à-d. la procuration générale pour dépositaire et les procurations générales pour intermédiaires de la CDS) en raison d’une documentation manquante ou incomplète relativement aux procurations.

Les ACVM craignent aussi que l’utilisation de procurations « restreintes » – soit des procurations qui ne sont pas régies par la législation en valeurs mobilières, mais qui sont utilisées par un intermédiaire afin de soumettre directement au compilateur des votes pour le compte d’un client pour lequel il détient des actions – crée le risque que les droits de vote rattachés à une position soient exercés à deux reprises. Cette situation pourrait se produire, par exemple, lorsqu’une telle procuration est utilisée pour permettre à un actionnaire qui a acheté une action après la date de clôture des registres applicable d’exercer les droits de vote qui s’y rattachent alors que le vendeur a accepté de lui transférer le pouvoir de les exercer, mais que le vendeur a déjà exercé les droits de vote rattachés à l’action.

Surdéclaration

Il y a surdéclaration (aussi appelée « survote ») lorsqu’un intermédiaire retourne au compilateur un plus grand nombre de votes que celui qui figure dans son compte à la CDS. Dans les cas où le compilateur a identifié une surdéclaration, les votes qu’il a initialement acceptés sont par la suite déclarés invalides. Selon Computershare, en sa qualité d’agent des transferts de sociétés ouvertes du Canada, il y a eu surdéclaration dans le cadre de presque 18 % des assemblées des actionnaires tenues entre 2009 et 2011, ce qui reflète l’importance de cette lacune du système.

Prêt d’actions

En conséquence du prêt d’actions, les droits de vote rattachés à une action peuvent être exercés à la fois par le prêteur et l’emprunteur. À cet égard, les ACVM notent que certains intermédiaires ont indiqué qu’ils avaient pour pratique d’inclure les actions prêtées dans les fichiers qu’ils transmettent à Broadridge aux fins de la production de la liste de votants, ce qui entraîne le risque opérationnel que les prêteurs puissent soumettre leurs votes même s’ils ne sont pas juridiquement habilités à le faire.

Système de bout en bout de confirmation des votes

Les ACVM notent également que l’infrastructure n’a pas la fonctionnalité nécessaire pour confirmer aux propriétaires véritables, aux intermédiaires et aux porteurs inscrits que leurs instructions de vote et leurs votes par procuration ont été transmis en bonne et due forme par l’entremise du système de détention au moyen d’un intermédiaire et bien compilés, et elles estiment que l’absence d’une telle fonctionnalité peut miner la confiance dans l’exactitude et la fiabilité des résultats du vote par procuration. Broadridge a indiqué qu’elle avait commencé à élaborer une fonctionnalité complète de confirmation des votes, et les ACVM ont l’intention de se pencher sur les caractéristiques qui devraient y être intégrées.

Autres préoccupations concernant l’infrastructure du vote par procuration

Les ACVM ont analysé l’infrastructure du vote par procuration et ont identifié les sujets susmentionnés aux fins d’examen, laissant entendre que leur évaluation initiale leur a permis de conclure que d’autres sujets, y compris certains qui ont été soulevés dans des rapports publiés par Davies Ward Phillips & Vineberg, S.E.N.C.R.L., s.r.l., RBC Dexia et la Canadian Society of Corporate Secretaries, sont moins urgents. Toutefois, les ACVM sollicitent des commentaires sur la pertinence d’examiner plus particulièrement les sujets retenus, et elles ont indiqué qu’elles tiendraient compte des commentaires sur d’autres questions relatives à l’infrastructure formulés en réponse au document de consultation. Le document de consultation sollicite aussi des commentaires de la part des intervenants sur les sujets suivants :

  • l’incidence de la notion de propriétaire véritable opposé et de propriétaire véritable non opposé sur l’intégrité du vote;
  • l’incapacité des gestionnaires de placements de voter en raison d’un manque d’information sur les comptes gérés;
  • la responsabilité des fournisseurs de services (p. ex., les agents des transferts et les entreprises de sollicitation de procurations).

Étapes suivantes

Par ailleurs, bien qu’elles aient conclu que les autorités en valeurs mobilières devraient participer plus activement à l’examen de l’infrastructure, les ACVM insistent sur le fait qu’à l’heure actuelle, elles n’ont pas établi que des mesures réglementaires précises sont nécessaires. Comme il a été mentionné dans une mise à jour du document de consultation, les ACVM comptent tenir d’autres consultations ciblées sur certains sujets au début de 2014 afin d’élaborer les étapes à venir; ces consultations peuvent inclure la tenue d’une table ronde et la création d’un comité consultatif. Compte tenu du fait que la Securities and Exchange Commission des États-Unis n’a pas effectué une réforme de la réglementation suivant la publication de son important document de réflexion en 2010, les participants au marché du Canada attendront sûrement avec beaucoup d’impatience la décision des ACVM quant à l’adoption d’autres mesures de réglementation.

Les ACVM acceptent les commentaires sur le document de consultation jusqu’au 13 novembre 2013. Pour obtenir des renseignements supplémentaires, veuillez consulter le Document de consultation 54-401 des ACVM.

MISE EN GARDE : Cette publication a pour but de donner des renseignements généraux sur des questions et des nouveautés d’ordre juridique à la date indiquée. Les renseignements en cause ne sont pas des avis juridiques et ne doivent pas être traités ni invoqués comme tels. Veuillez lire notre mise en garde dans son intégralité au www.stikeman.com/avis-juridique.

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