VIDÉO & BILLET : Détachement portant sur les activités et les technologies juridiques – apprendre les uns des autres

3 juin 2019

Stikeman Elliott S.E.N.C.R.L., s.r.l. et Siemens Canada Limitée ont pris part à un détachement « inversé » d’activités et de technologies juridiques. Un membre de l’équipe juridique de Siemens Canada a joint les rangs de Stikeman Elliott pendant deux mois et a travaillé dans divers projets d’activités juridiques. Les deux organisations ont tiré parti de cette initiative inédite et nous pensons que d’autres organisations pourraient tenter des projets similaires! Shawna-Leigh Moulton, Directrice, Gouvernance et activités juridiques de Siemens Canada et Andrea Alliston, associée de Stikeman Elliott, partagent leurs points de vue sur cette expérience.
(10 minutes, 28 secondes, en anglais seulement)

 

> Consultez tout le contenu multimédia de Stikeman Elliott

Script vidéo :

Comment l’idée du détachement est-elle née?

Andrea Alliston :  Le projet a commencé par un coup de téléphone de Shawna-Leigh et Richard Brait à propos d’une candidature pour un poste vacant. 

Shawna-Leigh Moulton :  Nous avons vu l'annonce que Stikeman Elliott cherchait à recruter un avocat en applications de technologie juridique. Nous avons appelé Andrea pour lui suggérer de placer temporairement quelqu’un de notre équipe juridique pendant le recrutement d’un candidat permanent. Nous venions de lancer notre initiative sur les activités juridiques et nous étions à la recherche d’occasions de mieux comprendre les pratiques exemplaires en gestion du savoir. Nous voulions de l’expérience dans l’implantation d’applications de technologie juridique innovatrices. Il a fallu beaucoup de créativité de la part de Stikeman Elliott et de Siemens Canada pour envisager la manière dont un détachement à court terme de ce type pourrait donner des résultats.

Comment le candidat a-t-il été choisi?

Shawna-Leigh Moulton :  Nous avions un résumé des principales activités qui seraient exercées au cours du détachement, en fait une assez bonne idée des activités de développement réelles auxquelles la personne détachée prendrait part et des outils de technologie juridique dont elle ferait l’essai. Par conséquent, nous avons été en mesure de faire une présentation détaillée du poste à tous les membres du service juridique.  Les deux personnes les plus intéressées par le détachement étaient bien placées pour en tirer des enseignements. Nous avons également pensé aux avantages futurs du détachement pour notre service. Il était important pour nous que la personne détachée se serve de son apprentissage pour contribuer à faire progresser notre programme d’activités juridiques.

Andrea Alliston :  Siemens nous a remis les c.v. des candidats qu’elle envisageait pour le poste et nous en avons reçu deux en entrevue. La tenue d’entrevues officielles a été bénéfique pour les candidats et pour nous. Elle nous a permis d’évaluer l’intérêt des candidats pour la technologie juridique et la gestion du savoir et a permis aux candidats de nous rencontrer et d’appréhender la fonction plus en détail. Après les entrevues, nous avons discuté avec Shawna-Leigh et Richard et retenu la candidature de Grant Jackman, qui était alors gestionnaire de contrats chez Siemens.

Comment avez-vous préparé le détachement?

Andrea Alliston :  Le détachement était de très courte durée, si bien qu’il était important d’avoir une liste précise d’objectifs conformes aux besoins des deux organisations. J’ai travaillé en étroite collaboration avec Shawna-Leigh à la mise au point d’un programme qui garantirait un équilibre entre les activités de gestion du savoir, la création d’applications juridiques et l’exposition aux nouvelles technologies juridiques, y compris une liste détaillée de projets que Grant devrait mener à bien au cours de son détachement au cabinet.  Les membres de l’équipe de gestion du savoir ont également conçu un « manuel de survie à la gestion du savoir » spécialement pour Grant, fait de directives et d’informations détaillées sur les pratiques exemplaires en gestion du savoir appliquées à des sujets comme la recherche en entreprise, la gestion de contenu, la gestion de la taxonomie et les technologies juridiques innovatrices.

Shawna-Leigh Moulton :  Pour nous, un autre élément important du détachement était que Grant aide Stikeman et Siemens à mettre sur pied l’atelier de conception juridique dont nous avions prévu la tenue.  L’objectif de l’atelier était d’utiliser la méthodologie de conception du processus juridique élaborée par Stikeman pour générer des idées de méthodes de gestion du savoir applicables au service juridique de Siemens.  Grant a appris la méthode de Stikeman et a conçu un atelier adapté à notre équipe juridique en collaboration avec Andrea et notre équipe.

Quels ont été les plus grands avantages de l’initiative?

Shawna-Leigh Moulton : Siemens a eu l’occasion d’utiliser la technologie existante de Stikeman Elliott, de voir les possibilités qu’elle offre et d’acquérir l’expérience du véritable utilisateur, qui va au-delà de la démo usuelle du fournisseur. Les membres de l’équipe de gestion du savoir ont offert de la formation et du soutien à Grant sur l’ingénierie de la connaissance et la conception et l’essai des applications juridiques.  Il a pu acquérir de l’expérience pratique et tester ces compétences sur certains des cas d’utilisation propres à Siemens et identifier les cas d’utilisation futurs pour notre société.  Par exemple, Stikeman a fait l’essai d’un outil d’analyse des contrats répandu et, à cette occasion, a fourni à Siemens les contrats qui allaient être utilisés pour l’essai.  Nous avons alors pu évaluer l’outil non seulement dans son application générale au contrôle diligent, mais aussi dans nos rapports contractuels avec nos fournisseurs et nos clients. 

Andrea Alliston : Des progrès ont été accomplis dans plusieurs projets du cabinet, dont un projet d’automatisation de documents et un projet de système expert.  Grant a également joué un rôle clé dans la démonstration de faisabilité de deux nouvelles technologies que le cabinet était en train d’évaluer. Siemens a profité de ces nouvelles technologies et a pu les évaluer sans avoir à mener ses propres démonstrations de faisabilité. Pour notre part, nous avons tiré parti du point de vue de notre client sur le logiciel.

Des événements inattendus se sont-ils produits pendant le détachement?

Andrea Alliston : Intégrer Grant à notre équipe de gestion du savoir signifiait l’exposer à tous les aspects de la fonction et lui permettre d’observer les défis, les frustrations et les succès quotidiens liés à la mise au point et à l’exploitation d’un programme de gestion du savoir efficace. Pareille démarche était nouvelle et inédite pour nous.

Shawna-Leigh Moulton :  Nous étions enthousiasmés par la perspective d’exposer notre employé à des activités juridiques spécialisées, mais nous n’avions pas pris la mesure de l’avancement d’un cabinet de premier plan dans ce domaine. Les instructions hebdomadaires concrètes reçues par Grant de la part d’Andrea et de son équipe ont été fabuleuses sur le plan pratique et intellectuel.  Selon moi, le fossé entre les services juridiques d’entreprise et les cabinets dans ce domaine est plus profond que la plupart des conseillers juridiques d’entreprise le croient.

Que s’est-il passé pendant le détachement?

Shawna-Leigh Moulton :  Cette expérience a eu des répercussions importantes sur le développement de carrière de Grant. Il est nouveau au sein du service juridique et le fait d’avoir pu se plonger dans la gestion du savoir et la technologie juridique pendant une période de deux mois a accéléré le rythme de sa courbe d’apprentissage et du développement de ses compétences dans le domaine. Cette expérience lui a également confirmé qu’une carrière stimulante et prometteuse est possible dans ce domaine. 

Andrea Alliston :  Le fait d’avoir un titulaire du poste à court terme nous a permis d’évaluer le poste, de réévaluer nos besoins en personnel, de préciser les responsabilités du poste et de veiller à retenir les services des « bons » talents.  Nous nous sommes approprié ce que nous avons appris au cours du détachement, avons revu nos besoins, réaménagé le poste pour lequel nous recrutions et avons été en mesure d’offrir une promotion au sein de l’équipe de gestion du savoir. 

Êtes-vous prêts à recommencer?

Shawna-Leigh Moulton :  Certainement. Je viendrai moi-même si j'y suis autorisée par mon avocat général (et Andrea) !

Andrea Alliston :  Absolument, même si je crois que nous avons été comblés par notre première expérience.  Il est essentiel d’établir un partenariat avec le bon client, tout comme il importe d’intégrer la bonne personne dans notre équipe.

MISE EN GARDE : Cette publication a pour but de donner des renseignements généraux sur des questions et des nouveautés d’ordre juridique à la date indiquée. Les renseignements en cause ne sont pas des avis juridiques et ne doivent pas être traités ni invoqués comme tels. Veuillez lire notre mise en garde dans son intégralité au www.stikeman.com/avis-juridique.

Restez au fait grâce à Notre savoir