Le BSIF publie la version révisée à l’étude de sa ligne directrice sur la gouvernance d’entreprise

22 novembre 2017

Le 7 novembre 2017, le Bureau du surintendant des institutions financières (le BSIF), organisme de réglementation des institutions financières fédéral du Canada, a publié aux fins de commentaires le très attendu projet de modification de sa ligne directrice sur la gouvernance d’entreprise (la ligne directrice modifiée), dans lequel il énonce ses attentes au chapitre de la gouvernance des institutions financières fédérales (les IFF). À l’instar de la ligne directrice sur la gouvernance d’entreprise actuelle (la ligne directrice actuelle), la ligne directrice modifiée s’appliquera à toutes les IFF, à l’exception des succursales de banques et des sociétés d’assurances étrangères.

Auparavant, le BSIF avait aussi entrepris de mettre à jour ses attentes en matière de gouvernance pour les agents principaux des succursales de sociétés d’assurances étrangères, qui sont énoncées dans sa ligne directrice E‑4A. Cette révision, qui avait été suspendue pendant l’examen de la ligne directrice actuelle, devrait reprendre une fois que la ligne directrice révisée aura été finalisée. Tout porte à croire qu’au terme de cette révision le BSIF augmentera les attentes qu’il entretient en matière de gouvernance à l’endroit des succursales et des établissements principaux.

La ligne directrice modifiée dans son contexte

La ligne directrice actuelle remonte à 2013 et a fait l’objet d’un long processus d’examen et de consultation. En juin dernier, le BSIF a annoncé son intention de revoir ses attentes envers les conseils d’administration des IFF (les conseils). Cet exercice avait pour but de veiller à ce que les consignes du BSIF suivent l’évolution des normes de gouvernance et permettent aux conseils de se consacrer aux principaux facteurs de risque en s’acquittant avec diligence de leurs rôles de supervision. Depuis l’annonce du mois de juin, le BSIF a sollicité la contribution des conseils et des cadres dirigeants à propos de la mise à jour de la ligne directrice actuelle et de l’évolution des pratiques de gouvernance exemplaires.

Dans sa ligne directrice modifiée, le BSIF veille surtout à rationaliser ses attentes et à mieux les adapter à la taille, à la complexité et au profil de risque des institutions. Le BSIF a indiqué qu’actuellement, ses attentes envers les conseils sont formulées dans quelque 60 lignes directrices. Il tente de créer une approche du « guichet unique » sur la gouvernance en élaguant et en simplifiant ces exigences pour les réunir dans la ligne directrice modifiée.

La période de consultation publique de la ligne directrice modifiée se terminera le 22 décembre 2017. Le BSIF s’attend à publier la ligne directrice modifiée au printemps 2018, accompagnée d’un condensé des commentaires reçus, sans mention de l’auteur (comme le veut actuellement l’usage au BSIF) et de sa réponse. Lorsque la version finale de la ligne directrice modifiée sera publiée, le BSIF diffusera simultanément une nouvelle version des lignes directrices portant sur la gestion des risques et les fonds propres, desquelles les exigences envers les conseils d’administration auront été supprimées. À ce moment, le BSIF procédera au retrait de son préavis actuel intitulé « Modification de la composition du conseil d’administration ou de la haute direction » et ses critères d’évaluation des conseils seront également harmonisés avec la version finale de la ligne directrice modifiée.

Principaux changements définis par le BSIF

Dans ses commentaires, le BSIF note que l’approche adoptée dans la ligne directrice modifiée diffère de celle adoptée dans la ligne directrice actuelle à plusieurs égards importants :

Orientation davantage axée sur des principes et sur les résultats

La ligne directrice modifiée est censée accorder plus d’importance aux résultats eux-mêmes qu’aux mesures que prend le conseil pour les atteindre. Les modifications sont censées accorder plus de latitude sur la façon dont ils se conforment aux principes de la ligne directrice modifiée compte tenu de la taille, de la nature des activités et du profil de risque de l’institution.

Délimitation plus claire des responsabilités du conseil et de la haute direction

La ligne directrice modifiée met l’accent sur la responsabilité des conseils d’« approuver et superviser » les éléments essentiels à la surveillance prudentielle, comme la stratégie, la propension à prendre des risques, les plans et les principales politiques. Elle précise également que la haute direction est responsable de la mise en œuvre de la stratégie et du cadre de gestion de la propension à prendre des risques ainsi que de toutes les autres politiques internes de l’IFF, et que le conseil doit jouer un rôle consultatif actif. Ainsi, les conseils peuvent se concentrer sur les questions essentielles à la sûreté et à la solidité de l’IFF.

Consolidation des exigences à l’égard des conseils d’administration

Comme il a été indiqué précédemment, les attentes envers les conseils énoncées dans les lignes directrices sur la gestion des risques et les fonds propres du BSIF sont regroupées en principes clairs dans la ligne directrice modifiée ou sont réattribuées à la haute direction. En outre, la version révisée de la ligne directrice modifiée intègre les principales exigences énoncées dans le préavis du BSIF intitulé Modification de la composition du conseil d’administration ou de la haute direction.

Autres changements notables

Voici les autres changements notables proposés dans l’ordre où ils sont présentés dans la ligne directrice modifiée :

Objectif et portée de la ligne directrice

  • En général, la ligne directrice modifiée est plus concise et moins redondante que la ligne directrice actuelle. Dans l’ensemble, elle contient moins d’explications et de commentaires généraux sur la gouvernance d’entreprise que la ligne directrice actuelle, ce qui reflète peut-être l’existence de conceptions et de pratiques de gouvernance d’entreprise plus abouties partout dans le monde (au Canada et ailleurs, la gouvernance des institutions financières est de plus en plus axée sur la gestion du risque opérationnel, du risque pour la sécurité des données, du risque lié aux pratiques financières et des impacts éventuels sur la réputation plutôt que sur les risques de solvabilité; pareil revirement se produit à mesure que les souvenirs de la crise financière commencent à s’estomper, mais certains scandales boursiers continuent à se déclencher).
  • À titre d’exemple du changement, mentionnons que dans la ligne directrice modifiée, on a retiré l’observation générale du BSIF selon laquelle « le conseil d’administration et la haute direction de l’IFF devraient être proactifs et connaître les pratiques exemplaires en matière de gouvernance d’entreprise qui s’appliquent à leur institution. S’il y a lieu, les IFF devraient adopter ces pratiques exemplaires ».

Le conseil d’administration

  • À plusieurs endroits dans la ligne directrice modifiée, il est demandé aux conseils de fournir une « analyse critique » à la haute direction. Il est indiqué que le conseil « a le pouvoir discrétionnaire de déterminer l’ampleur et la nature de sa participation » dans les tâches qui incombent à la haute direction. Néanmoins, « le conseil d’administration doit toutefois être convaincu que les décisions de la haute direction sont conformes au plan d’affaires, à la stratégie opérationnelle et à la propension à prendre des risques qu’il a approuvés ».
  • Dans la ligne directrice modifiée est supprimée la règle selon laquelle « le conseil d’administration devrait veiller à ce que les instances de réglementation soient rapidement saisies de toute question importante ayant une incidence sur l’IFF ». On ne sait plus clairement à quoi s’en tenir sur l’obligation de tenir les instances de réglementation informées des questions importantes.
  • En ce qui concerne le conseil d’une succursale de l’IFF (ou d’une société filiale de l’IFF), le BSIF note qu’une IFF faisant partie d’un groupe de sociétés plus vaste « peut adopter certaines politiques, pratiques ou procédures de la société mère régissant la stratégie, la surveillance des risques et les contrôles ou y être assujettie. Dans ce cas, le conseil de la filiale doit s’assurer que ces politiques, pratiques ou procédures conviennent au plan d’affaires, à la stratégie et à la propension à prendre des risques de l’IFF, et respectent certaines exigences réglementaires canadiennes ».
  • Selon la ligne directrice modifiée, un conseil efficace doit « superviser en toute indépendance » (au lieu de seulement « superviser ») la haute direction et, à cet égard, « les membres du conseil d’administration d’une IFF devraient s’efforcer de faciliter la communication ouverte, la collaboration et le débat approprié dans le cadre du processus décisionnel ».
  • Le BSIF a revu sa règle critique voulant que le conseil « devrait procéder périodiquement à une autoévaluation de l’efficacité de ses pratiques et de celles de ses comités, quelquefois avec l’aide de conseillers externes indépendants [soulignement ajouté] » et que l’étendue et la fréquence de cet apport extérieur devraient être établies par le conseil. L’obligation de retenir périodiquement les services de conseillers externes indépendants s’est révélée exigeante pour les IFF puisque le niveau d’indépendance demandé était imprécis et que le type de conseillers externes idéal pour le rôle ne tombait pas sous le sens, à l’exception des conseillers juridiques (dont le travail serait potentiellement en très grande partie confidentiel). Cette règle est désormais allégée; le conseil doit évaluer périodiquement ses pratiques et celles de ses comités et « appliquer des stratégies pour améliorer son efficacité globale ».
  • En ce qui concerne la composition du conseil, la ligne directrice modifiée mentionne désormais la diversité parmi les facteurs dont le conseil d’une institution doit tenir compte, plus particulièrement dans les plans de renouvellement du conseil.
  • Dans la ligne directrice modifiée est également supprimée la règle selon laquelle « les administrateurs devraient rechercher des occasions d’apprentissage à l’interne ou à l’extérieur, afin de bien comprendre les risques que prend l’IFF, et ils devraient être au fait des pratiques les plus récentes en matière de gestion d’entreprise et de gouvernance des risques ».
  • En ce qui concerne l’indépendance du conseil, la règle antérieure selon laquelle le conseil « doit être indépendant » de la haute direction a été reformulée et, désormais, l’affirmation selon laquelle « le conseil d’administration doit, collectivement, être indépendant de la haute direction », laisse entendre que c’est le conseil dans son ensemble qui doit être indépendant et non plus chaque administrateur. À cet égard, la ligne directrice modifiée contient désormais l’affirmation vague et large selon laquelle « une telle ascension à l’indépendance peut s’obtenir avec diverses structures et divers processus ».
  • Dans la ligne directrice actuelle, la règle voulant que le président du conseil s’entretienne fréquemment avec les autres administrateurs et les cadres supérieurs et sache exercer sur eux une influence certaine a été reformulée et s’applique désormais au président du conseil et aux présidents des comités du conseil.
  • Une rubrique entière qui concernait le rapport entre le conseil et la haute direction a été retirée, y compris la règle voulant que le chef de la direction devrait « veiller à ce que les fonctions de supervision aient les ressources et le soutien nécessaires pour s’acquitter de leurs devoirs, à ce qu’elles soient suffisamment distanciées de la gestion opérationnelle et à ce qu’elles puissent exprimer des opinions et donner des conseils objectifs au conseil d’administration et à la haute direction ».
  • Dans la ligne directrice actuelle, une grande partie de la rubrique qui concerne la relation entre le conseil et les fonctions de supervision a également été retirée, y compris l’attente voulant que le conseil comprenne comment les différends importants avec la haute direction sont réglés, donne suite aux préoccupations ou aux conclusions des fonctions de supervision et suive le déroulement des plans d’action de la haute direction. A aussi été retirée l’attente envers le conseil selon laquelle, dans le cadre de son évaluation périodique de l’efficacité des fonctions et des processus de supervision des IFF (comme dans le cadre de l’évaluation périodique de sa propre efficacité), il doit de temps à autre effectuer une analyse comparative de ces fonctions ou de leurs processus avec l'aide de conseillers externes indépendants (l’étendue et la fréquence de cette collaboration externe étant établie par le conseil).
  • Dans la ligne directrice actuelle, la rubrique qui concerne la supervision des contrôles internes par le conseil a également été retirée, y compris les attentes détaillées selon lesquelles le conseil doit : (i) périodiquement recevoir des rapports sur les activités générales de l’IFF et sa situation financière, sur l’ensemble des systèmes de contrôle, dont celui qui porte sur le rendement de la gestion des risques, sur les lacunes des contrôles et sur tous les cas importants de dérogation à ces contrôles, au code de déontologie de l’institution, aux lois et règlements, (ii) obtenir de la haute direction l’assurance que des mesures sont prises rapidement pour remédier aux lacunes ou aux cas de dérogation importants au chapitre des contrôles internes, et qu’il y a en place un processus pour suivre les progrès réalisés en vue de combler ces lacunes et en rendre compte et, (iii) avec la haute direction, vérifier proactivement si les lacunes décelées dans un secteur d’activité de l’IFF se retrouvent dans d’autres secteurs.
  • Toutefois, la ligne directrice modifiée précise désormais que les présidents des comités du conseil doivent être des « administrateurs non exécutifs » indépendants.

Governance des risques

  • Cette rubrique de la ligne directrice modifiée commence désormais par l’affirmation très générale (qui constitue un mini-sommaire pratique de la ligne directrice modifiée et des pratiques de gouvernance exemplaires en règle générale) selon laquelle « conformément à leurs attributions spécifiques, et par leurs comportements, leurs actions et leurs paroles, les membres du conseil d’administration et de la haute direction font la promotion d’une culture axée sur le risque qui met l’accent sur l’intégrité et la gestion efficace du risque dans l’ensemble de l’IFF ».
  • En ce qui concerne le cadre de gestion de la propension à prendre des risques, la ligne directrice modifiée prévoit que toutes les politiques, les pratiques et les procédures opérationnelles, financières et sociétales de l’IFF devraient « se fonder » sur ce cadre, plutôt qu’« aller dans le sens de ce cadre » comme il est prévu dans la ligne directrice actuelle.
  • La ligne directrice actuelle selon laquelle le conseil établit un comité de gestion des risques qui tient compte « de la nature, de la portée et de la complexité des activités, de la stratégie organisationnelle et du profil de risque de l’IFF » a désormais été remplacée par l’obligation sans réserve de mettre sur pied un comité de gestion du risque.
  • La ligne directrice actuelle selon laquelle l’APGR devrait fournir une opinion impartiale au comité de gestion des risques et au conseil a été reformulée si bien que c’est au comité de gestion du risque ou au conseil, selon le cas, que l’opinion doit désormais être fournie.
  • Est également supprimée la règle voulant que le conseil et le comité de gestion des risques devraient périodiquement obtenir l’assurance de l’APGR et de la fonction de gestion des risques de l’objectivité de l’information et des analyses qui ont trait aux risques.

Rôle du comité d’audit

  • Selon la nouvelle attente, il devrait y avoir une représentation raisonnable des compétences essentielles au sein du comité d’audit, notamment une expertise pertinente du secteur des services financiers et de la gestion du risque.
  • Dans l’ensemble, le commentaire sur le rôle du comité d’audit a été considérablement diminué et simplifié, les attentes toujours en cours ayant une valeur beaucoup moins prescriptive que celles des lignes directrices actuelles.

Surveillance des IFF

  • Le commentaire de la ligne directrice actuelle selon lequel le BSIF surveille les IFF dans le but d’évaluer leur « situation » fait désormais mention de leur « situation financière ».
  • Les attentes entretenues envers les conseils par les autorités relativement aux travaux de surveillance et aux constats des instances de réglementation ont été résumées.
  • L’expression des attentes du BSIF relativement aux nominations au sein du conseil ou de la haute direction, qui constituait un préavis autonome, a été considérablement abrégée et se résume en quelques phrases dans la ligne directrice modifiée dans lesquelles « le BSIF reconnaît que les IFF prennent des décisions indépendantes concernant ces nominations … dans le cadre de leurs activités courantes ». L’obligation de prévenir le BSIF des changements proposés s’est transformée en une obligation plus vague d’aviser le BSIF « dès que possible » dans le cadre du processus, d’adopter un processus et des critères de sélection transparents pour le BSIF et de lui fournir des renseignements sur l’expertise et le caractère des candidats. Comme il a été mentionné plus haut, une fois que la ligne directrice modifiée sera finalisée, le BSIF procédera au retrait de son préavis actuel intitulé « Modification de la composition du conseil d’administration ou de la haute direction ».

MISE EN GARDE : Cette publication a pour but de donner des renseignements généraux sur des questions et des nouveautés d’ordre juridique à la date indiquée. Les renseignements en cause ne sont pas des avis juridiques et ne doivent pas être traités ni invoqués comme tels. Veuillez lire notre mise en garde dans son intégralité au www.stikeman.com/avis-juridique.

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